자유로운 업무 공간이 기업 전반에 어떤 변화를 몰고 왔을까. 신사옥으로 이전한 지 1년을 맞은 한국마이크로소프트가 그 성과를 직접적으로 보여주고 있다.
한국마이크로소프트는 13일 광화문 신사옥 이전 1주년을 맞아 기자간담회를 가지고 ‘프리스타일 워크플레이스(FreeStyle Workplace)’ 구축 성과와 차세대 기업 오피스 환경인 ‘디지털 워크플레이스(Digital Workplce)에 대한 비전을 제시했다.
한국마이크로소프트는 지난 해 신사옥으로 이전하면서 업무 공간을 기술 중심의 스마트워크 만이 아닌 ‘공간-사람-기술’이 조화를 이룬 ‘프리스타일 워크플레이스’로 전환한 바 있다. 업무 유형에 맞는 목적별 업무 환경 및 개개인의 업무 스타일을 고려해 다양한 공간을 만들면서 업무 생산성과 효율성을 동시에 향상시켰다.
▲자유로운 업무공간으로 협업 및 소통은 늘고 불필요한 미팅은 줄어
한국마이크로소프트의 ‘프리스타일 워크플레이스’는 고정된 자리가 없이 개인의 업무 스타일에 맞춰 폰룸, 미팅룸, 포커스룸 등 공간을 선택해 일할 수 있다. 벽과 파티션을 제거함으로써 회의실 수와 기타 협업 가능 공간이 기존 사무실에 비해 각각 3.2배, 2.7배 증가했다.
이를 통해 한국마이크로소프트는 협업 시간이 양적, 질적으로 모두 향상한 것으로 봤다. 자체 조사결과, 직원들이 하루 중 최소 2인 이상이 협업하는 업무 시간이 일 평균 3~4.5시간으로 기존에 비해 약 1.5배 증가했다. 또한 직원들의 동선이 자연스럽게 겹치도록 공간을 디자인해 일 평균 1.5회로 이루어지던 형식적인 미팅은 감소했으며, 다양한 규모와 형태의 회의가 일 평균 3~5회로 증가했다.
이와 더불어, 전사가 클라우드 기반 오피스인 ‘오피스 365’로 전환하면서 이를 통해 직원간 교류 및 소통이 강화됐다. 오피스 365 링크(Lync) 기반 온라인 회의 및 화상 회의가 기존에 하루 1.5건에서 최근에는 2.5건으로 상승했으며, 인당 하루 평균 모바일 회의 참여 건수가 1.2건에 달할 정도로 모바일 디바이스를 통한 미팅 참여가 보다 활발해졌다.
결과적으로 문서 공유, 불필요한 회의, 미팅 준비, 이동 등에 걸리는 시간이 대폭 줄어 개인별로 15%~30% 추가 시간을 창출, 업무 효율성이 크게 증가했다.
▲무선 오피스 및 모빌리티 강화로 유연 근무 활성화
한국마이크로소프트 기존 오피스는 유선이 70%를 차지하였으나 현재는 무선이 95%로 사옥 내 어디서나 무선으로 업무가 가능하다. 업무에 활용하는 디바이스로는 태블릿 PC가 40~50%, 모바일 디바이스가 20~30%로 나타나 즉각적인 커뮤니케이션과 업무 대응 시간을 줄일 수 있게 됐다. 또한 모바일 디바이스로 언제 어디서나 업무가 가능해지면서 자연스럽게 재택근무, 자율 출퇴근이 늘어나고 유연 근무가 보다 활성화되어 직원 만족도가 89%에 이르는 것으로 조사됐다.
물론 열린 업무공간은 프라이버시 보호나 보안이 중요한 일 등에 부적합할 수 있다. 직원의 성향에 따라 개인 공간이 없는 점이 도리어 개인의 생산성을 떨어뜨리는 환경이 될 수도 있을 터. 이에 대해 정우진 한국마이크로소프트 대표 컨설턴트는 "다양한 업무를 위해 개인적인 공간도 제공한다. 각 층마다 5~6개 정도 프라이빗 룸이 있어, 협업과 개인 공간의 균형을 잡고 있다"고 설명했다.
▲소셜네트워크 및 클라우드, 빅데이터 활용한 ‘디지털 워크플레이스’ 비전 제시
한국마이크로소프트는 1년간 ‘프리스타일 워크플레이스’ 성과를 바탕으로 차세대 기업 오피스 환경을 뜻하는 ‘디지털 워크플레이스(Digital Workplace)’ 비전을 제시했다. 디지털 워크플레이스는 디지털화가 가속화되는 세상에서 업무 환경을IoT(사물인터넷) 기반으로 제공해 모든 것이 디지털 디바이스와 서비스로 업무가 가능하고, 클라우드 소셜, 모빌리티, 빅데이터가 직원 개개인의 업무로 실행될 수 있는 환경이다.
프리스타일 워크플레이스가 물리적 공간의 혁신에 보다 주목했다면, 디지털 워크플레이스는 IT 업무 환경도 공간과 함께 혁신이 가속화된 것이다.
디지털 워크플레이스는 ▲오피스 365를 기반으로 직접 데이터를 가공 및 분석하여 실시간 공유하고 협업하는 ‘애널리틱 엔터프라이즈(Analytic Enterprise)’, ▲야머(Yammer)나 델브(Delve)와 같은 소셜 네트워크 서비스(SNS)를 정보 전달, 검색, 공지 등 협업과 커뮤니케이션에 활용하는 ‘소셜 엔터프라이즈(Social Enterprise)’, ▲어디서나 일할 수 있는 ‘모바일 엔터프라이즈(Mobile Enterprise)’ ▲클라우드로의 인프라 확장 및 통합을 의미하는 ‘플랫폼 엔터프라이즈(Platform Enterprise)’ 를 포괄하는 업무 환경 등을 포괄한다.
김 제임스 한국마이크로소프트 사장은 “한국마이크로소프트의 공간, 사람, 기술 중심 ‘프리스타일 워크플레이스’는 ‘모바일 퍼스트, 클라우드 퍼스트’ 시대에 ‘생산성 및 플랫폼 기업’으로서의 비전을 그대로 담고 있다”라며 “신사옥으로 이전한지 1년 만에 약 4만 5000명이 다녀가는 등 비즈니스를 혁신할 새로운 오피스 환경에 대한 관심이 높은 만큼, 프리스타일 워크플레이스 전환 성과가 향후 기업들에게 참고할 수 있는 좋은 사례가 될 수 있기를 바란다”고 밝혔다.
한국마이크로소프트가 새로운 업무환경을 선보인 지 1년. 이는 디지털 워크플레이스와 맞물려, 업무의 효율성 및 능률 성과 등 업무 전반의 변화의 바람을 불러 일으키고 있다.
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한국마이크로소프트 신사옥 내부 및 김 제임스 한국마이크로소프트 사장./한국마이크로소프트 제공.
